Datenschutzerklärung AMB Business Solutions, Inhaber Andreas Boka

1. Einleitung und Verantwortlichkeit

Diese Erklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten durch AMB Business Solutions, Inhaber Andreas Boka, Kamerunstraße 19, 45357 Essen (E-Mail: andreas.boka@amb-bs.de). Unser Informationsangebot erstreckt sich auf unsere Dienstleistungen, unsere Webseite sowie unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken.

2. Digitale Infrastruktur und Kommunikation

Für den internen Betrieb sowie die Kommunikation mit Kunden und Partnern nutzen wir Cloud-basierte Systeme:

Microsoft 365 & Teams: Wir nutzen Microsoft-Dienste für den E-Mail-Verkehr, Dokumentenerstellung sowie Video-Konferenzen und Kollaboration via Microsoft Teams. Dabei werden Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte sowie Bild- und Tonspuren verarbeitet. (Absicherung: EU-U.S. Data Privacy Framework).
Hosting (1&1 IONOS): Unsere Webseite und Mail-Server werden durch die 1&1 IONOS SE betrieben. Dabei fallen technische Protokolldaten (Logfiles) an.

3. Unternehmensverwaltung und Dokumente

Buchhaltung (sevDesk): Wir nutzen sevDesk zur Erstellung von Rechnungen und zur Buchführung. Hierbei werden steuerrelevante Stammdaten und Finanzinformationen verarbeitet.
Dokumentenmanagement (CenterDevice): Für die revisionssichere Speicherung und das Teilen von Dokumenten (Verträge, Konzepte) nutzen wir CenterDevice.

4. Kundenmanagement und Marketing (CRM)

HubSpot: Wir steuern unsere Kundenbeziehungen über HubSpot (Irland). Dies umfasst Kontaktverwaltung, E-Mail-Marketing sowie KI-gestützte Analysen. (Absicherung: EU-U.S. Data Privacy Framework).

5. Zahlungsverkehr und Bankwesen

Zur Abwicklung von Zahlungen und zur Finanzverwaltung arbeiten wir mit folgenden Partnern zusammen:

Bankverbindungen: Wir nutzen Konten bei den Instituten bunq (bunq B.V.) und Vivid (Vivid Money GmbH / Solaris SE). Hierbei werden Transaktionsdaten (Namen, IBAN, Verwendungszweck) verarbeitet.
Zahlungsdienstleister: Zur Abrechnung binden wir zudem PayPal und Visa ein.
Hinweis: Diese Institute agieren als eigenständig Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes und unterliegen dem Bankgeheimnis sowie strengen Finanzregulierungen.

6. Weitere Kategorien von Empfängern

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit übermitteln wir Daten zudem an folgende Kategorien von Empfängern:

Steuerberater: Zur Erfüllung unserer steuerrechtlichen Pflichten leiten wir relevante Unterlagen (z. B. aus sevDesk) an unsere steuerliche Beratung weiter.
Post- und Logistikdienstleister: Zum Versand von Briefen oder Sendungen werden Adressdaten an Dienstleister wie die Deutsche Post, DHL oder vergleichbare Anbieter weitergegeben.
Behörden: Bei Vorliegen gesetzlicher Verpflichtungen oder behördlicher Anordnungen (z. B. Finanzamt).

7. Online-Analyse und Social Media

Google Analytics: Bei Vorliegen einer Einwilligung werten wir das Nutzerverhalten auf unserer Webseite pseudonymisiert aus.
Social Media: Wir unterhalten Profile bei LinkedIn und Instagram, um über unsere Leistungen zu informieren.

8. Speicherfristen

Die Datenlöschung erfolgt, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Fristen mehr bestehen:

10 Jahre: Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen (§ 147 AO).
6 Jahre: Geschäftliche Korrespondenz.
3 Jahre: Daten zur Abwicklung vertraglicher Ansprüche (Verjährung).

9. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, sowie das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.